Este miércoles, Fedecámaras Bolívar realizó una reunión virtual de la mano del ing. Gerardo Guerra, Director Ejecutivo de Fedecámaras Zulia, para abordar el tema de El arte de administrar reuniones en Smart Working. En esta conferencia se contó con la presencia de los diferentes miembros de la organización y estuvo moderada por la Dir. Ejecutiva Maritza Viñoles. 

La conferencia inició con unas palabras de bienvenida por parte del presidente de Fedecámaras Bolívar 2019- 2021, José Alfredo Olivo, quién señaló la importancia de entender esta realidad como:

Es importante para mí escuchar a Gerardo sobre el tema de las reuniones y que estas se conviertan en una actividad asertiva y eficiente que den resultados, puesto que desde Fedecámaras Bolívar tratamos de ser útiles y tener reuniones en las cuales todos puedan participar y puedan ser escuchados”.

Posterior a las palabras de Olivo, comenzó la sesión educativa por parte de Gerardo Guerra, quien explicó que latinoamérica no se ha adaptado a un sistema IT (tecnología informática) que se viene trabajando desde mucho antes de la pandemia y ha hecho que el proceso de adaptación a la nueva realidad de mucho más complejo para los trabajadores y estudiantes. 

Teletrabajo productivo, reuniones a distancia efectivas

La Escuela de Negocios de ISE Academia de la cual el ing. Guerra es miembro, hizo un estudio sobre el impacto que ha tenido la Covid-19 en las empresas, en el cual se expone un situación crítica en la que muchos estados no cuentas con los servicios básicos y son llevados a cierres obligados con medidas de confinamiento destructivas para el aparato productivo nacional, convirtiendo al país en un encrucijada en picada.

“Pasamos de estar todos reunidos en una oficina y tener intercambios de ideas y producción a estas todos en casa. Lo que nos llevó a combinar nuestra vida personal con nuestra vida empresarial, y nos lleva a la siguiente pregunta ¿estábamos preparados los venezolanos para este cambio?” resalta Guerra.

Los venezolanos no estaban preparados para esta situación, responde el ingeniero, solo el 4% de latinoamérica estaba listo para sobrellevar 3 o 4 meses de pandemia; además destaca que no es solo estar preparado para esta nueva modalidad sino que ya el mundo había avanzado a la misma y subió todo a la nube, los negocios cambiaron y la población venezolana seguía en el trabajo presencial y tradicional.

Costo pasar a reuniones a distancia, “la pandemia nos obligó a dar este paso, ¿realmente hemos comprendido que la tecnología es parte de nuestro sistema operativo?” El teletrabajo es un sistema que va más allá de trabajar en casa, nuestro personal y nuestro equipo están diversificados como la modalidad de trabajo, lo que nos lleva a dar un sistema de control y seguimientos a los acuerdos o compromisos, creando nuevos entornos de trabajo, señala Guerra.

En este sentido, el ingeniero hace referencia a la Cultura Smart Working, que son sistemas de trabajo y estudios que han evolucionado a través de móviles y tablets. Para el ponente la única forma de ser productivos es elevando nuestro sistema de trabajo a través de:

  1. Desarrollar políticas que nos permita comunicarnos mejor con nuestros colaboradores y den espacios para negociaciones. 
  2. Reformular protocolos de reuniones virtuales y diseñar hojas de ruta para saber cómo orientar cada sesión.
  3. Redefinir modelos y controles, trasladarse a otras plataformas esenciales para lograr la comunicación precisa y los objetivos claros.

Pasamos de ser un grupo de personas que han sido convocadas en un mismo lugar y hora para trabajar un mismo tema a estar en un espacio virtual en donde se desarrollan las reuniones de trabajo a distancia, espacio en el cual se genera un cambio importante en las características de desarrollo de las actividades y temas” resalta el ingeniero.

Falta de cultura organizacional para el teletrabajo

Guerra también explicó que el teletrabajo ha causado una ruptura del sistema de actividades, ya que los jefes o líderes corporativos no están acostumbrados a no poder no ver a su personal ni darle seguimiento en cualquier momento de su jornada laboral; por ende, se debe ser creativo en esta modalidad para que el desarrollo de actividades sea efectivo y asertivo para la organización.

Asimismo, hizo mención de una serie de pasos a seguir durante las Reuniones Smart Working

  1. Protocolo de invitación.
  2. Control de invitación: a quién invito, cuándo y para qué.
  3. Agenda concretas: qué temas se abordarán, definir invitados especiales y su disponibilidad, hacer llegar los temas para que estos puedan realizar su ponencia clara y precisa, la agenda permite hacer un trabajo más detallado y analítico de la sesión.
  4. Protocolo de manejo: control de asistencia, control de temas, manejo de los tiempos
  5. Definición de actores: definir el rol de cada quien durante la sesión. Quién modera, quién maneja la agenda y quién lleva el acta (condiciones que deben cumplirse para aquellos sistemas de firmas digitalizadas).
  6. Administración del tiempo: punto más importante de toda la reunión, ya que en este se hace seguimiento de los pasos anteriores y permite obtener reuniones a distancia efectivas.

Plan de cambios en el sistema de trabajo

El trabajo paso del sistema tradicional al sistema a distancia, en el cual se debe desarrollar un plan de cambio en la Cultura Organizacional y un cambio actitudinal gerencial, en el cual el liderazgo carismático/situacional es fundamental para lograr el liderazgo corporativo

En este sentido la pregunta que hace Gerardo a la audiencia es “¿Le estoy resolviendo la vida al trabajador? No, le estás resolviendo la vida a la empresa”, por ende, recomienda:

  • Establecer una relación abierta colaborador (trabajador) – líder.
  • Definir objetivos claros y metas específicas con establecimiento de tiempo dedicado y fechas de entrega.
  • Garantizar el mínimo de herramientas a colaboradores, es decir, equipos que pueden ser en parte financiados, apoyo a un buen sistema de internet, horarios flexibles, entre otros.
  • Realizar reuniones planificadas, con hojas de rutas y protocolos claros.
  • Instruir al personal en el manejo de herramientas para la administración del teletrabajo.

De esta manera hace énfasis en el respeto a los tiempos del colaborador y el de nosotros mismos, debemos formarnos en esta nueva realidad y aprender en la misma; hay herramientas para distribuir el tiempo, ya que no podemos estar pegados 24 horas al computador, y cierra el conversatorio respecto a las reuniones a distancia efectivas con:

“No siempre será fácil, pero no todo lo fácil es complicado” concluye Gerardo Guerra. 

Dejar una respuesta

Please enter your comment!
Please enter your name here